10 tips om meer te doen met minder mensen

team-1872378_640

Veel teams hebben te maken met een situatie waarin ze meer moeten doen met minder mensen. Dat betekent dat er op twee punten schaarste is; capaciteit en energie. Hieronder vind je tips om met beide gericht om te gaan. Want wie geen tijd heeft, moet slim zijn ;-).

  1. Gebruik het werkoverleg om wekelijks de totale workload te inventariseren en te kijken waar ruimte zit, hetzij in het kunnen schrappen/uitstellen van werk, hetzij omdat er bij een van de teamleden iets uit de planning is weggevallen
  2. Houd bij het verdelen van de workload rekening met ieders talenten. Mensen die vanuit hun talent aan de slag zijn, werken sneller en met meer plezier, zodat ze tijd overhouden voor andere taken
  3. Bepaal wat de core business van het team is, en maak geen ‘uitstapjes’. Daarvoor ontbreekt de tijd. Neem wel de tijd om dit aan (interne) klanten uit te leggen
  4. Als er gedoe dreigt te ontstaan (binnen het team of met een klant, maakt niet uit), pak het dan zo snel mogelijk op en doe er iets aan. Denk niet ‘laat maar even lopen, ik heb het nu te druk’. Hoe langer gedoe onderhuids doorsuddert, hoe meer tijd het uiteindelijk kost om het op te lossen
  5. Geef op tijd een signaal als het even niet lukt. In een duo werken (tijdelijk) is vaak een goede manier om over een dood punt heen te komen
  6. Blijf met elkaar gezellige dingen doen, zoals lunchen, even wandelen enz. In een team wat graag met elkaar samenwerkt en plezier met elkaar heeft, wordt gemakkelijker meer werk verzet
  7. Signaleer tijdig als een van de teamleden het even niet trekt. Kijk met elkaar wat de onderliggende behoefte is en onderneem daar actie op
  8. Vaak valt tijd te besparen door kritisch naar afspraken in je agenda te kijken. Een wekelijks overleg voor een bepaald project, is dat echt nodig? Of kun je ook tweewekelijks aanschuiven? Of afspreken met de projectleider dat je een seintje krijgt als je echt nodig bent? ‘Automatismen’ uit je agenda halen kan veel tijd opleveren
  9. Thuiswerken kan enorm productief zijn. Plan overlegmomenten per telefoon met collega’s. Voorkom ongericht op en neer bellen, dat kost veel tijd en energie
  10. Laat een teamcoach van buitenaf meekijken. Omdat die geen onderdeel uitmaakt van het team, ziet hij of zij scherper waar nog tijd- en of energiewinst te boeken is

Zorg dat externe druk geen invloed heeft op de kwaliteit van jullie samenwerking! Informeer naar ons Teamontwikkelprogramma ‘Samen!’.