‘Ik vind dat het ontbreekt aan integraliteit binnen deze organisatie’ zei hij tegen mij. ‘Op leidinggevende niveaus wordt verschillend met de klantvraag omgegaan. Ik wil dat de benadering, behandeling en oplossing, het resultaat is van een gezamenlijke inspanning’.

Dat zei John tegen ons, hij is gemeentesecretaris/algemeen directeur bij een grote gemeente. Ik dacht bij mezelf: ‘dat is nogal een ambitie’ en: ‘het is te halen, dit resultaat, maar dat vraagt wel wat’.

Deelantwoord + deelantwoord + deelantwoord =
Integraliteit betekent in de praktijk vaak: het ontrafelen van de integrale klant- of organisatievraag, en daarop deelantwoorden formuleren vanuit verschillende afdelingen/expertises. Deze deelantwoorden worden aan elkaar geplakt en als oplossing aangedragen. De vraag wordt ‘ingepast’ in de organisatiestructuur. Hiermee doe je geen recht aan de oorspronkelijke vraag.

Totaaloplossing
De eigenlijke behoefte is een totaaloplossing, gecreëerd door medewerkers die écht samenwerken (dus: het hokjesdenken hebben losgelaten), waarbij de directie faciliterend is en het resultaat bij voorkeur tegen lagere kosten wordt gerealiseerd.

Stappenplan
Echte integraliteit, een totaaloplossing, is in vijf stappen te bereiken, geïnspireerd op het model van WARM!

1. Omgeving
   De eerste stap is bewustwording. Bewust zijn van de invloed van de omgeving en de voortdurende veranderingen die daar plaatsvinden. Deze erkennen, herkennen en monitoren. Niet alleen de plaatselijke politiek, bestuursorganen en ambtelijke organisatie maar ook de externe partijen, stakeholders en burgers spelen hierin een rol. Samen bouwen aan de mooiste resultaten. Dat kan alleen als iedereen dezelfde grondhouding heeft.

2. Mensen
   Daar is een visie voor nodig, die mensen gezamenlijk ontwikkelen. Die strekt zich uit over meerdere jaren en heeft consequenties voor de organisatie, processen en systemen. Op het moment dat er organisatorische veranderingen moeten worden doorgevoerd, bedenk dan dat het ad hoc aanpassen en herverdelen van organisatorische onderdelen nog geen eenheid maakt van je organisatie.
   Daarom is sturing belangrijk: duidelijk zijn over de stappen die genomen worden, en de betekenis daarvan binnen het grotere geheel. Leiderschap is zeer nauw verbonden met integraliteit. Wil je uiteindelijk succesvol zijn, dan zullen de betrokkenen uit hun comfortzone moeten stappen en het begaande pad moeten verlaten. Dat kost inspanning, maakt onzeker en angstig en roept weerstand op. Oude paden zijn vertrouwd, ook al lopen ze richting de afgrond.

3. Werkomgeving
   Een werkomgeving kan verdeeld worden in twee elementen:
   a. De fysieke plek waar medewerkers verblijven
   Een inspirerende werkomgeving komt tot stand door het soms letterlijk, soms figuurlijk wegslaan van wanden, door te spelen met kleuren, designs en inrichtingen. Benut volop de mogelijkheden die de architectuur en het beschikbare vloeroppervlak bieden.
   b. De procedurele omgeving waarbinnen het resultaat gehaald wordt
   Inspiratie binnen de werkomgeving komt ook tot stand door vrij en creatief te zijn in het doorbreken van patronen en het herinrichten van processen. Alles dicht timmeren en vasthouden aan regeltjes heeft nog nooit tot verbetering geleid. Al het handelen moet een bijdrage leveren aan het doel van de organisatie, het handelen dat niet tot concreet resultaat leidt is overbodig en kan uit de procedures geschrapt worden.

4. Groei
   De vierde stap is het stimuleren van de groei, de ontwikkeling van de mensen binnen de organisatie. Groei gaat samen met medewerkers vertrouwen geven. Zij moeten de mindset hebben of ontwikkelen, om elke dag te leren van wat ze gedaan hebben. Echte zelfreflectie op hun eigen en gezamenlijke handelen, en om hulp vragen als dat nodig is.

5. Resultaten
   Successen vieren en delen is de vijfde stap. Laat zien wat je als prestatie hebt neergezet. Je bevestigt daarmee dat de vier voorgaande stappen werken en er gezamenlijk vorderingen zijn gemaakt. Het maakt dat mensen meer geïnspireerd, enthousiast en energiek raken om andere integrale vraagstukken aan te gaan. Want de vraag van vandaag is heel anders dan de vraag van morgen.

Meer weten over het stappenplan ‘Integraliteit, zo krijg je het voor elkaar!’ en wat dit jouw organisatie oplevert? Neem contact op via het mailadres info@warm.co.nl of bel Paul voor een afspraak op 06-10554795.